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部下の行動を促す関わり方とは

「部下が主体的に行動を起こしてくれない」「行動を起こしても長続きがしない」という悩みを抱えている上司の方は少なくないと思います。どうすれば、部下の行動を促すことができるのか。今回は部下の行動を促す関わり方についてお伝えします。

目次

部下の行動を承認する

部下の行動を促すアプローチとしては、部下の行動を承認する(認める)ことが効果的です。
行動承認とは、望ましいことやうまくいっていること、うまくいかせようとしていることを相手がやったときに認めることです。
行動承認には次のようなものがあります。
① お礼を言う
② ねぎらう
③ 行動した事実を伝える
④ 行動の変化を伝える

① お礼を言う

一つ目は部下が何かをやってくれたときにお礼を言うことです。
・頼んだことをやってもらった後に「ありがとうございました」と伝える。
・人が足らないときに手伝ってもらった後に「とても助かりました」と伝える。
当たり前のことだと思われるかもしれませんが、意外に伝えていない可能性があります。
特に「ありがとう」という言葉は最強の行動承認です。100万回言われても不快になる人はいません。

② ねぎらう

二つ目はねぎらうことです。
・1日の業務終了後に「今日も1日お疲れ様でした」と伝える。
・暑い中1日中外回りをしてきた部下に、「今日も1日暑い中頑張ったね」と伝える。
・プレゼンテーション終了後に「最後まで頑張りましたね」と伝える。
業務中に他のスタッフとすれ違いざまに「お疲れさまです」という社交辞令のようなねぎらいの言葉とは違います。
部下がやってたことに対して心からねぎらいの言葉を伝えます。

③ 行動した事実を伝える

三つ目は行動した(している)事実を伝えることです。
・お客様に気持ちの良いあいさつをしていたスタッフに「大きな声と笑顔であいさつをしていましたね。」と伝える。
・提出期限内に会議の資料を作成したスタッフに「期限内に資料を作成しましたね」と伝える。
相手が行動をしたことについて、事実をそのまま伝えます。

④ 行動の変化を伝える

四つ目は行動の変化を伝えることです。
・以前は下を向いたり視線を合わせずに会話をしていた部下が目を見て会話をした後で「相手の目を見て話すようになりましたね」と伝える。
・会議のときの発言が少なかった部下が発言していたときに、会議終了後に「前回の会議よりも積極的に発言していましたね」と伝える。
行動の変化に気づいたときに、その変化について気づいたことをそのまま伝える。
相手が意識してその行動を起こしていた場合は、上司が私の変化に気づいてくれたと感じることでモチベーションは上がります。
もしも、相手が意識せずに起こした行動だった場合、相手に気づきを与え、その行動を次は意識して行うようになります。

ABC分析

人間の行動パターンを理解するのに役立つABC分析というものがあります。
先行条件をAntecedent、行動をBehavior、結果をConsequenceと表現し、それぞれの頭文字を取ってABC分析と言います。例えば、
【先行条件A】「かわいいケーキ屋を見つけたときに」、
【 行動B 】「その店でケーキを買って食べたら」、
【 結果C 】「値段のわりにおいしかった」。
という例を考えてみます。
このように、我々人間の行動は、先行条件によって引き起こされて、何らかの結果をもたらします。では、人間はどのような理由で行動を繰り返し行うようになるのでしょうか?
ケーキの例でいうと、後日、またそこのケーキ屋に行ってケーキを買おうと思うのは、ケーキ屋の外観がかわいいからでしょうか?それとも美味しかったからでしょうか?
おそらくほとんどの人は値段のわりにおいしかったという結果をもとに、そのケーキ屋へまた行くのではないでしょうか。

ABC分析と行動承認

職場の上司と部下のやり取りをABC分析で考えてみると、上司から、
先行条件A:「忙しいのに申し訳ないけれど、この仕事を今週末までにやっておいてくれない?お願い。」と懇願され、仕事を依頼されました。
部下は上司に頼まれたのだから仕方ない、時間はないけどやろうと自分に言い聞かせて、
行動B:「3日間残業して何とか週末までにその仕事をやり終えた」とします。
その仕事をやり終えた後で、上司から
結果C:「忙しいのにやってくれてありがとう。助かった。」と言われたらどうでしょう?
次に上司から頼まれたときに、その仕事を引き受けるかどうか判断する場合、
懇願されたことを理由に引き受けるでしょうか?
やった後で丁寧にお礼を言われたことで再度依頼を引き受けるでしょうか?
おそらく、お礼を言われたことで、「やって良かった。また、頼まれたら手伝おう。」という気持ちになるのではないでしょうか。

つまり、部下が行動を起こした後で、お礼を言う、ねぎらう、行動した事実を伝える、行動の変化を伝えることことで、部下の行動がより促進されるということがイメージできるのではないでしょうか。

承認の使い分け

承認を伝えるときにYouメッセージ、Iメッセージを使う方法がります。
伝える相手や伝えるときの状況によって使い分けることができます。

Youメッセージの承認

Youメッセージの承認は客観的な視点で伝えるのに有効です。そうすることで、相手も自分のことを客観的に見ることができます。
「(あなたは)最後までやり続けることができましたね」
「(あなたは)難しい目標を達成することができましたね」
「(あなたは)相手のことを考えて対応していましたね」
というふうに使います。

Iメッセージの承認

Iメッセージの承認は、「あなたは私にこのような影響を与えている」というメッセージを伝えるので、特に感謝の気持ちを伝えるときに有効です。
「あなたに言われたあの一言に、私はとても助けられました」
「あきらめずにやり続ける姿を見て、私は勇気をもらいました」
「あなたがサポートし続けてくれたので、私は最後までやり切ることができました」
というふうに使います。

今回は行動承認についてお伝えしました。
部下は自分の行動を承認されることで、続けてやろう、次も頑張ろうという気持ちになるので、行動が促進されます。
そして、部下はいつも自分のことを見てくれていると感じることができるので、行動承認することを継続していくことで上司と部下との信頼関係も深まっていきます。
まずは、何かやってくれた部下に「ありがとう」とひと言伝えることから始めてはいかがでしょうか。

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